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3. COMPETENCIAS
3.1 Competencias Generales : Ley 594 de 2000
Esta norma fija las
políticas archivísticas del estado colombiano, en cuanto es de carácter
obligatorio para todas las instituciones públicas y privadas con funciones
públicas y custodia el patrimonio documental del estado.
OBJETO. La presente ley
tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado.
AMBITO
DE APLICACIÓN. La presente ley
comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las
entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.
DEFINICIONES. Para los efectos
de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel
que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace
referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de
información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
Gestión documental. Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de
documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales
se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los
archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de
series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria
de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
ARTICULO 4o.
PRINCIPIOS GENERALES. Los principios
generales que rigen la función
archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo
esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de
la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los
fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos
previstos por la ley
;
b) Importancia de los archivos. Los
archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad.
Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en
el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores
públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de
los documentos.
Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de los mismos
.
e) Dirección y coordinación de la función
archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado
encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a
la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya
protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política;
Administración y acceso. Es una
obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un
derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley;
Racionalidad. Los archivos actúan como
elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y
como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el
referente natural de los procesos informativos de aquélla;
Modernización. El Estado propugnará por
el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas
de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos;
Función de los archivos. Los archivos en
un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y
perpetuadora;
Manejo y aprovechamiento de los archivos.
El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica
sustitutiva;
Interpretación. Las disposiciones de la
presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad
con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que
sobre la materia celebre el Estado colombiano.
Será instrumento importante
para el cumplimiento de las funciones de las administraciones
municipales y para la formación de
quienes deben desempeñarlas. Además, le permite a la administración
ejecutar procedimientos y procesos con mayor agilidad y eficiencia,
ajustados a la ley.
El cumplimiento de la Ley general de archivos de carácter
obligatorio para todas las instituciones públicas del estado colombiano, es
una herramienta fundamental para la toma de decisiones de todos los
gobiernos territoriales, es a través del cual se puede dar cumplimiento a
los programas de gobierno, los planes de desarrollo y en fin poder impulsar
y propiciar la satisfacción de necesidades básicas de la población y el
desarrollo de los territorios, de ahí la importancia de tener un
conocimiento y dominio del tema para quienes tendrán relación con el sector
público.
La temática se tratará en forma teórico-práctica, desarrollando
diferentes momentos en el aula:
• Exposición magistral por parte del docente
• Trabajo dirigido
•Trabajo en grupo
•Trabajo individual
• Ejercicio Práctico
• Exposiciones de los participantes
• Recapitulación
• Evaluación
3.2 Competencias Especificas
Tema I. INTRODUCCIÓN LA LEY
594 DE 2000
ü Objeto, ámbito de aplicación,
definiciones fundamentales y principios generales
Está
directamente asociado a los resultados que logre una administración y se ha
definido como un proceso integral, sistemático y participativo, que se articula
en tres grandes momentos: la producción, la organización y el
almacenamiento y evaluación de las estrategias de desarrollo económico,
social, ambiental, físico, institucional, político y financiero sobre la
base de unas metas acordadas de manera democrática.
La gestión
pública debe buscar de manera eficaz y eficiente resultados frente a la
reducción de la pobreza y el mejoramiento de la calidad de vida de sus
habitantes, y en consecuencia avanzar hacia un desarrollo integral
sostenible.
• La planeación,
es el primer momento de la gestión documental en el cual se identifican,
ordenan y armonizan –de manera participativa y concertada– el conjunto de
estrategias seleccionadas para alcanzar determinadas metas, según sea la
problemática analizada, las potencialidades del desarrollo y los recursos
disponibles. El Plan de Desarrollo es el instrumento básico del proceso de
planeación, en el que se identifican los objetivos, estrategias y metas de
corto, mediano y largo plazo que permitirán solucionar total o parcialmente
la problemática de la producción documental y la custodia del patrimonio
documental de la entidad territorial.
• La ejecución,
segundo momento de la gestión, es el proceso en el cual se realizan las
estrategias de desarrollo identificadas y aprobadas en el Plan de
Desarrollo, a través del presupuesto de rentas y gastos, de la contratación
y de la realización de los programas y proyectos.
• La
evaluación, por su parte se constituye en el tercer momento de la gestión
Documental, que consiste en hacer un seguimiento periódico, sistemático y
continuo a las acciones de la administración, de acuerdo con los
lineamientos, estrategias y metas del Plan de Desarrollo, con el fin de
retroalimentar la gestión Documental, realizar ajustes a los planes, permitir
procesos de un Programa de gestión documental, y lo que es más importante,
contar con argumentos para la definición de políticas públicas y la toma de
decisiones.
ü Origen y concepto del derecho
Marco General e Instrumental
Fundamentos constitucionales y legales
El Sistema Nacional de Archivos: (1. El Consejo
Territorial de archivos 2. El Comité Interno de archivos, 3.Programa
Archivístico de las empresas. 3. El Presupuesto Anual del Municipio para el
Archivo de Gestión, Central e Histórico)
ü Seguimiento a los procesos Archivísticos desde
sus archivos de gestión, aplicación a las TRD y TVD y sus respectivas
transferencias documentales al archivo Central e Histórico.
Manual de Programa de gestión documental
Sus 8 procedimientos para una buena organización de los archivos.
Múltiples talleres para profundizar y afianzar conocimientos, a
través de exposición magistral por parte del docente
Trabajo final - análisis grupos de trabajo sobre el estado real de
sus archivos en compañía del comité interno de archivos.
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